Erfahrungsaustausch im Ausland

Ab ins Ausland - vom Hausmeister bis zum Präsidenten

12. April 2016 | Wie wird die Uni-Bibliothek in Granada organisiert und welche IT-Programme setzt die Uni Wien ein? Solche Fragen können Hochschulbeschäftigte vor Ort klären – ein Angebot, was immer häufiger angenommen wird, so Markus Symmank, Leiter des Referats Erasmus Mobilität beim Deutschen Akademischen Auslandsdienst (DAAD), im Gespräch mit BSW.

Anderes Land - andere Sitten: Kollegen über die Schulter schauen

Angesichts der aktuellen Diskussion darüber, was Europa zusammenhält, sind die Zahlen des DAAD ein positives Zeichen: Im Hochschuljahr 2014/2015 wurde die Förderung für Beschäftigte an Hochschulen über Erasmus+ mehr als 1.400-mal in Anspruch genommen. Das entspricht einem Plus von 25 Prozent im Vergleich zum Vorjahr. Ganz oben an der Spitze steht der Austausch mit Großbritannien, Spanien und Finnland, aber auch osteuropäische Länder wie Polen sind zunehmend gefragt.

Zunächst waren es hauptsächlich die Mitarbeiter aus dem International Office, die aufgrund des alltäglichen Umgangs mit Studierenden oder Dozenten aus dem Ausland den internationalen Austausch gesucht haben. Mittlerweile werde vom Hausmeister bis zum Präsidenten vermittelt, erklärt Markus Symmank. Ziel der Aufenthalte sei es, administrative Abläufe des eigenen Arbeitsbereichs in einem anderen Land kennen zu lernen und die Beziehungen zwischen Partnerhochschulen auch auf institutioneller Ebene zu verankern. So könne die Verwaltung den Bedürfnissen internationaler Wissenschaftler und Studierender noch besser gerecht werden. Die Kosten für den Auslandsaufenthalt (Reise- und Aufenthaltskosten) werden aus Erasmus-Mitteln finanziert und orientieren sich am Zielland.

In der Regel dauern die Aufenthalte zwischen zwei Tagen und maximal zwei Monaten, je nachdem, welche Form des Aufenthalts die Universität auswählt. Gefördert werden u. a. Job-Shadowings, bei denen man den Kollegen im Ausland über die Schulter schauen kann, Staff Training Weeks, die wie Hospitationen ablaufen können, sowie Sprachkurse und Workshops.

Für die Finanzabteilung nach Riga

Um den Aufwand überschaubar zu halten, gehen immer mehr Hochschulen dazu über, Staff Training Weeks zu bestimmten Themen anzubieten, bei denen sich gleich mehrere Interessenten anmelden können, so auch die Universität Bremen. Barbara Hasenmüller koordiniert im International Office der Universität Bremen die EU-Bildungsprogramme. Sie vermittelt dabei nicht nur Mitarbeiter der Bremer Hochschulen ins Ausland, sondern kümmert sich auch um ein Rahmenprogramm, wenn Mitarbeiter von europäischen Partnerhochschulen zur Fortbildung in der Hansestadt sind. Dadurch bekommen die Gäste über den fachlichen Input hinaus einen Eindruck der Umgebung und können sich im lockeren Rahmen mit den anderen Teilnehmern austauschen. Gleichzeitig wird so gewährleistet, dass ein Teil der Verwaltungsaufgaben weiterhin erledigt werden kann.
Die Bremer Hochschulleitung unterstützt den Austausch und ermutigt ihre Mitarbeiter das Angebot anzunehmen. „Im laufenden Hochschuljahr haben wir bereits 22 Vermittlungen und wöchentlich kommen neue Anfragen rein“, erklärt Barbara Hasenmüller. Gerade habe sie zwei Mitarbeiter der Finanzabteilung für eine Staff-Training-Week in Riga angemeldet.

Erfolgsbeispiele gibt es auch von anderen Hochschulen, wie der Freien Universität Berlin. Im Vorgriff auf die Umstellung auf SAP sei im vergangenen Jahr die Referatsleiterin der Studierenden Verwaltung zusammen mit vier Mitarbeiterinnen nach Belgien gefahren, wie Erasmus-Hochschulkoordinatorin Gesa Heym-Halayqa berichtet. Das Team informierte sich an der Katholieke Universiteit Leuven, die die Umstellung bereits vollzogen hatte, über die notwendigen IT- und Management-Prozesse. Das Resultat: Zeitersparnis, Fehlervermeidung und ein wichtiger Beitrag zum Teambuilding.

Zertifizierte Internationalität

Um den Auslandsaufenthalt von Verwaltungspersonal beziehungsweise nicht-wissenschaftlichem Personal möglichst nachhaltig zu gestalten, hat man 2010 an der Universität Bonn ein eigenes Zertifikat entwickelt. Das Gemeinschaftsprojekt des International Office und der Personalentwicklung setzt sich aus drei Komponenten zusammen:

1. Internationale Weiterbildung
2. Internationaler Austausch
3. Fremdsprachenkompetenz

Die Bausteine können auch alle einzeln besucht werden. Rund 1.200 Mitarbeiter haben bisher Englischkurse besucht, 250 Mitarbeiter die interkulturellen Trainings und 100 an einem Erasmus Austausch teilgenommen. Das Zertifikat sei für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eine Motivation und Anregung sich für das Thema zu öffnen und noch eine zusätzliche Qualifizierung nachweisen zu können, fasst Susanne Brandt aus der Personalentwicklung zusammen.

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